La présence d’absentéisme est généralement peu connu des DDH. Nous essayons de donner plusieurs réponses dans cet article.
Plan de l'article
Calcul de l’absentéisme
La formule du taux d’absentéisme
La formule de l’absentéisme généralement acceptée est la suivante :
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(Nombre d’heures d’absence à partir de la période/nombre d’heures théoriquement travaillées pendant la période) x 100
Les périodes sélectionnées sont généralement le mois et l’année.
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exemple : Pour une entreprise de 15 employés, tous travaillant à temps plein (7 heures par jour), il y a 6 jours d’absence au cours du premier mois de l’année.
Ainsi, le temps d’absence est de 7 heures x 6 jours d’absence = 42 heures.
Le temps de présence théorique est de 22 jours (nombre moyen de jours travaillés) x 7 heures x 15 employés = 2 310 heures
Absentéisme = (42/2,310) x 100 = 1,82 %.
Absences à prendre en compte
Bien que la formule de calcul soit relativement courante pour toutes les entreprises, les comparaisons entre entreprises sont en fait plus complexes parce que Types d’absences pris en compte peuvent varier d’une entité à l’autre.
Il est donc d’usage d’exclure les absences qui peuvent être planifiées, telles que les congés syndicaux ou de formation, les congés payés, les congés de maternité et les congés de paternité.
D’un autre côté, le absences sur lesquelles l’entreprise peut agir :
- accidents du travail, déplacements domicile-travail et maladies professionnelles
- absences injustifiées ou mal motivées
- enfants malades abandonnés ou autres événements familiaux.
Il est également possible de prendre en compte les absences pour maladie ordinaire. Au contraire, les grèves sont exclues du calcul.
Absenteisme : les autres indicateurs à suivre
L’absentéisme doit alors être décodé et ventilé par type d’absence. Article R2323-17 du Code du travail donc obligatoire dans le contexte de la équilibre social , pour spécifier les informations suivantes :
- Le nombre de jours théoriques travaillés
- Nombre de jours d’absence (excluant les conflits sociaux)
- Le nombre de jours d’absence pour maladie
- Répartition des absences dues à une maladie par durée
- Nombre de jours d’absence pour accidents du travail, déplacements domicile-travail ou maladies professionnelles
- Le nombre de jours d’absence pour la maternité
- Le nombre de jours de congé (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes…)
- Le nombre de jours d’absence est dû à d’autres causes.
Il est également nécessaire de durée moyenne de ces absences et le nombre de courtes absences (jusqu’à 3 jours).
Selon les activités, il peut être nécessaire de données correctes selon la saisonnalité. Tous ces calculs peuvent être effectués par groupe de salariés ou par lieu géographique.
Chiffres clés au niveau national
Selon l ‘étude quantitative Ayming-AG2R LA GONDEL, le taux d’absentéisme revient à la hausse en France en 2017 à 4,72% , comparativement à 4,59 % en 2016 (enquête auprès de 1 836 802 employés).
Le Durée moyenne manquante s’élève à 17,2 jours d’absence par année par employé.
La récente étude sur l’absentéisme, menée par Malakoff Médéric, offre également quelques chiffres intéressants :
- 32,6 % des employés sont moins une fois par an absent (chiffre stable).
- Le nombre de jours d’absence par employé est de 11,4 jours.
- Chaque employé arrête 0,63 fois par an. Ce chiffre est stable depuis plusieurs années.
Coûts directs du défaut
L’évaluation du coût des interruptions de travail est complexe car de nombreuses variables sont prises en compte : niveau de rémunération, convention collective (délai de rétractation ou non en cas d’absence de maladie), le remplacement ou non de la personne absente et les modalités de remplacement (heures supplémentaires, durée fixe, acte, etc.).
Les coûts directs sont les plus simples à évaluer. Ils comprennent principalement le Salaires bruts et cotisations de sécurité sociale correspondant à la période d’absence du salarié concerné : Supplément employeur pendant l’absence de l’employé du quotidien les prestations de sécurité sociale et le maintien des salaires pendant la période d’attente. Ces coûts dépendent fortement de la politique RH de l’entreprise et de la convention collective, notamment du maintien ou non des salaires pendant la période de carence en cas de maladie pour les travailleurs ayant moins d’un an d’ancienneté. Pour cette évaluation, il est d’usage d’utiliser, à titre de simplification, un salaire journalier moyen (éventuellement ventilé par niveau hiérarchique).
Ces coûts sont considérés comme des coûts inutiles. En outre, il est nécessaire de prendre en compte le manque de gains pour l’entreprise, en termes de marge. Chaque employé participe à la création de la valeur ajoutée de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’intégrer dans les coûts directs des défaillance, manque de contribution à la valeur ajoutée de cet employé en son absence.
Le moyen le plus simple est de maintenir une contribution moyenne avec En utilisant le rapport : valeur ajoutée N-1/Résistance moyenne N-1. Ce montant doit alors être calculé au prorata sur la base de la durée de l’absence.
Selon l’Institut Alma Consulting Group, les coûts directs de défaut, compte tenu de la valeur ajoutée, s’élèveraient à 45 milliards d’euros pour les entreprises françaises, 5,8 % de leur masse salariale .
Les coûts indirects du défaut
Les coûts de défaut ne s’arrêtent pas aux coûts directs. De nombreux coûts indirects et coûts cachés viennent faire sauter les coûts de défaut :
1) Les coûts de remplacement : cela dépend principalement de la politique de remplacement de l’entreprise. L’employé absent sera-t-il remplacé ? Par un contrat à durée déterminée, un intermédiaire ? Ou est-ce que son travail s’étend à d’autres employés (heures supplémentaires) ? La deuxième solution est souvent moins coûteuse à court terme, mais elle a un impact négatif sur la climat.
2) Le coût de la gestion : La direction absente prend du temps pour les services du personnel (temps perdu pour sélectionner et recruter un CDD ou une personne intérimaire, remplir le feuillet de paie plus long).
3) Coûts liés aux défaillances organisationnelles : l’absence entraîne des dysfonctionnements dans le service où l’employé en question travaille. Dans un premier temps, les tâches de la personne absente devraient être réaffectées entre collègues (coût des heures supplémentaires possibles) et/ou former son remplaçant.
4) Coûts d’inproductivité : Les personnes qui remplacent l’employé absent (collègue, temps fixe, intérim, etc.) devront recevoir une formation au travail et, très probablement, au début, auront un rendement beaucoup moins élevé que la personne remplacée.
5) Coûts sociaux : Les coûts de gestion supplémentaires pour les services de personnel et pour le service dans lequel travail salarié, le climat social peut se détériorer, compte tenu de l’augmentation de la charge de travail des employés présents. Cette démotivation peut conduire à une baisse de la productivité, à un risque accru d’accidents du travail et à l’absentéisme…
6) Charge pour les images : Compte tenu du risque de non-productivité et de productivité sociale, la qualité du travail effectué peut être moins bonne. Des retards de livraison peuvent également arriver, ce qui entraîne l’insatisfaction des clients.
Selon Alma Consulting Group, en ajoutant les coûts indirects, le coût de défaut pourrait éventuellement atteindre 60 milliards d’euros en France (45 milliards avec seulement des coûts directs).
Mais cette position est contestée par d’autres organisations comme Malakoff Médéric, qui croit que les coûts indirects représentent entre 2 et 4 fois le montant des coûts directs .
En tant que simplification, nous conservons considèrent souvent l’idée que un point de défaut coûterait un point de paie (en tenant compte des coûts directs et indirects du défaut de paiement. Naturellement, cette cote « louche » n’a pas été statistiquement démontrée. Il s’agit juste d’un ordre de grandeur qui fournit un calcul plus approfondi pour chaque entreprise.
Le coût du présentéisme
Afin de procéder à l’évaluation et à la prévention de la défaillance, il est nécessaire de prendre en compte les coût du « présentéisme ». Ce concept, beaucoup moins connu, correspond à la situation d’un employé présent sur son lieu de travail, tandis que son état (physique ou mental) ou sa motivation ne lui permettent pas d’être normalement productif. Le présentéisme peut prendre la forme d’un insatisfaction au travail ou un fatigue extrême à la suite du surmenage. En d’autres termes, l’employé est bien présent dans l’entreprise, mais est anormal inefficace dans son travail. Le coût du présentéisme est donc avant tout un coût d’inproductivité.
Ce présentéisme est très souvent première étape pour un employé avant un sauter hooky plus ou moins volontairement.
Le présentéisme doit être étudié et analysé au moins par défaut. Selon le cabinet de conseil en ressources humaines Midori consulting, le taux de présentéisme serait 1,4 à 2 fois plus élevé que l’absentéisme pour maladie ! Si l’on remonte sur la base d’un absentéisme moyen en France de 4,72% en 2014, le présentéisme pourrait se situer entre 6,61 et 9,44 %.
La lutte contre l’absentéisme et le présentéisme, tant dans les entreprises privées que dans le service public, par le biais de politiques et de tableaux de bord appropriés en matière de ressources humaines, peut donc conduire à des économies importantes pour l’entreprise.
Calcul des indicateurs sociaux en ligne
Si vous ne connaissez pas toutes les formules des calculs ou que vous voulez gagner du temps lors de la rédaction du BDESE, nous vous conseillons fortement de passer par le biais d’une plateforme spécialisée pour ces calculs. Pour cela, vous pouvez générer vos indicateurs sociaux avec BDES online, une plateforme qui se charge de faire tous les calculs, mais pas uniquement. Vous pouvez, par exemple, transformer vos calculs en graphiques, traiter vos données rapidement, prévoir des mises à jour automatiques, etc.
Il est bon de noter que le BDESE doit impérativement être à disposition de tous les représentants du personnel et membres du CSE. S’il est disponible en consultation sur une plateforme en ligne, ce sera beaucoup plus simple pour que chacun puisse prendre connaissance des documents quand bon lui semble.
Une mise à jour facile
Le turnover en entreprise rend certains calculs difficiles. Sachez qu’avec la plateforme en ligne, vous aurez la possibilité de faire une mise à jour très rapide, chaque mois, sans avoir à refaire tous les tableaux. Là encore, c’est un véritable gain de temps pour le service des ressources humaines. Le fait de pouvoir mettre à jour très rapidement vos indicateurs permet de toujours transmettre des documents fiables aux personnes concernées.
Pour que les données soient toujours fiables, sachez qu’elles sont automatisées grâce à votre logiciel de paie. En effet, pour chaque employé, les données sont récupérées, anonymisées et incluses dans le BDESE. Un document professionnel et à jour est indispensable lorsque l’on sait qu’une entreprise n’ayant pas ce document ou n’étant pas à jour peut être sanctionnée à hauteur de 7 500 euros d’amende. Enfin, sachez que ce document est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé ayant plus de 50 salariés.
