Comment réaliser un changement de siège social ?

Lors de la constitution, le siège social est préalablement fixé dans les statuts d’une société. Mais au fil du temps, celui-ci pourrait être modifié selon les situations de celle-ci. Le transfert du siège social d’une société constitue une modification statutaire et il est obligatoire d’accomplir plusieurs formalités juridiques pour y aboutir.

Cet article vous propose un guide vous expliquant toutes les formalités juridiques à suivre afin d’effectuer ce transfert de siège social.

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Pourquoi transférer son siège social ?

Le siège social représente l’adresse officielle d’une société incluant le domicile de son administration. Toute entreprise doit posséder un siège social, comme un objet social et une dénomination sociale. C’est le lieu de direction de la société, mais le siège social peut être différent du lieu de l’activité commerciale de l’entreprise.

Il existe plusieurs raisons de transfert de siège social, il peut s’agir d’une obligation d’occuper des locaux plus grands, de déménager à l’étranger, d’effectuer des économies d’impôts, d’assembler la direction avec les activités, mais cela peut être aussi dû à l’arrivée à terme d’un contrat de bail.

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La prise de décision du transfert de siège social

Le transfert du siège social d’une société constitue une modification statutaire qui résulte de la décision prise par les organes de la société. Voici les règles à appliquer au niveau de la décision :

• Dans les SARL: La décision est généralement prise par l’assemblée des associés. Toutefois, la loi permet au gérant de l’entreprise de prendre seul cette décision à condition qu’elle soit ensuite consentie par une décision des associés.
• Dans les SAS: Les statuts choisissent librement l’organe capable de décider le transfert du siège social. Ainsi, une décision en assemblée est Pour ceci, l’organe compétent doit être mentionné dans le statut.
• Dans les sociétés civiles: Une assemblée générale extraordinaire doit avoir lieu et la décision doit être prise par les associés. Ces décisions sont votées à la majorité des associés qui représentent les deux tiers des parts sociales.

Si le siège social doit être transféré à l’étranger, alors le changement nécessite un changement de nationalité de la société et requiert un accord unanime des associés.

Les délibérations de cette assemblée générale des associés concernant le vote du transfert de siège social seront enregistrées dans un procès-verbal. Ce dernier doit être établi pour formaliser la décision de transférer le siège social de l’entreprise, de son adresse actuelle vers sa nouvelle adresse.

Rédaction du procès-verbal de transfert de siège social

Le procès-verbal (PV) du transfert du siège social est la pièce justificative réclamée par le greffe du Tribunal de commerce ou le CFE afin de modifier l’extrait Kbis. Ce PV sert de preuve que les modalités de vote ont été respectées.

Ce PV doit contenir certaines mentions obligatoires :

• La date et l’heure de l’Assemblée Générale ;
• Les modalités de convocation ;
• L’identité des associés qui sont présents ;
• Le résumé écrit des débats ;
• La liste des documents soumis à l’Assemblée Générale ;
• Le résultat final des votes.

Mise à jour des statuts suite au transfert du siège

La mise à jour des statuts suite au transfert du siège comprend de nombreuses formalités. Après la décision de modification des statuts, ces derniers doivent être modifiés afin d’y inscrire la nouvelle adresse du siège social.  Les nouveaux statuts d’une société doivent être mis à jour.

L’adresse du siège social doit être mentionnée obligatoirement dans les statuts. Et une modification de la clause des statuts relative au siège social est également essentielle pour mentionner la nouvelle adresse. Enfin, il faut déposer un dossier de mise à jour des statuts au Centre de Formalité des Entreprises. Il doit contenir entre autres une copie du PV d’assemblée générale, la liste finale de chaque siège social précédent et un titre d’occupation du nouveau siège social.

Publication d’un avis de modification au journal d’annonces légales

La modification des statuts ainsi que le transfert de siège social doivent être publiés dans un journal d’annonces légales. Une fois l’acte modificatif reçu, la société est tenue à le publier en indiquant l’adresse de l’ancien et du nouveau siège social.  Au cas où le tribunal de commerce compétent ne change pas, il suffit de faire une annonce d’un avis de modification dans le journal d’annonces légales du lieu concerné.

Toutefois, si le transfert de siège social change le ressort du tribunal de commerce, alors la publication de deux avis de modification d’entreprise est nécessaire.

Pratiquement, le premier avis doit être publié dans un journal d’annonces légales qui diffuse des annonces dans le département de l’ancien siège social. Et la publication de la seconde doit être dans un journal compétent qui publie les annonces légales dans le département du nouveau siège social.

Déclaration de modification (formulaire M2)

Pour une demande de l’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés concernant le transfert de siège, il faut compléter une déclaration de modification d’une personne morale.

Sur cette déclaration, il faut indiquer quelques éléments : la nature de la modification, sa date, la nouvelle adresse du siège social et quelques informations à propos de la société à savoir le numéro d’identification, la dénomination sociale et la forme juridique. Une fois complétée, cette déclaration va être par la suite signée par le représentant légal de la société ou par une personne mandatée à cet effet.

Déclaration du transfert de siège au greffe

Il existe diverses procédures à effectuer auprès du Centre des Formalités des Entreprises du Greffe selon votre lieu de départ et votre lieu de destination. Les formalités peuvent être accomplies en ligne pour les sociétés civiles, les commerçants, les sociétés commerciales, les professions libérales, les micro-entrepreneurs, les artisans … La demande peut être effectuée par le représentant légal de la société mais aussi par une tierce personne si elle possède le pouvoir et une procuration.

Une demande d’inscription sur la modification doit être déposée au greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise. L’acte de modification des statuts doit être déposé accompagné des pièces suivantes :

• Le PV de décision de transfert du siège social de la société,
• La mise à jour des statuts de la société,
• La déclaration modificative complétée et signée (formulaire M2),
• L’attestation de publication de l’avis de modification au journal des annonces légales,
• Un justificatif d’occupation du nouveau local du siège social,
• Le cas échéant, la liste des sièges sociaux précédents.

Une fois le dossier complet, le greffe confirme qu’un changement de siège social a lieu.  Cette modification de ce dernier dans un autre périmètre engendre un changement de tribunal de commerce compétent. En fait, la modification doit être réalisée auprès du Greffe de votre lieu de destination.

Le coût des formalités de transfert de siège social

Actuellement, plusieurs plateformes proposent de se charger des démarches conformes aux différentes modifications des statuts, parmi lesquelles il y a le transfert de siège social. Les prestataires sérieux réaliseront votre transfert de siège social en ligne. Ils proposent un service rapide à moindre prix. Ces solutions ne vous coûtent pas beaucoup plus cher que si vous vous occupez vous-même de toutes les démarches et cela vous permettra de gagner beaucoup de temps.

Comme toute formalité juridique, le transfert de siège social comporte également un coût. Tout d’abord, la modification des statuts coûtent avoisinant les 100€, le dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce est accompagné d’un chèque d’un montant de 195,39€ (frais de dépôt d’acte, d’inscription au BODACC, de TVA, frais d’émolument du greffe et de l’INPI…).

Ce prix coûte environ 200€ si le siège social SARL reste du ressort du même tribunal de commerce, et à environ 250€ si celui-ci n’est plus du ressort du même tribunal de commerce.

Quant à la modification de l’extrait Kbis :

• Si le transfert a lieu dans le même département, ce changement coûte 192,01€ pour une société et 76,01 pour une entreprise individuelle
• Si l’établissement de l’ancien siège social est annulé, alors les émoluments coûtent 226,49€, sinon ils sont de 259,95€.
• Si vous aviez déjà un matricule dans ce nouveau département et l’établissement de l’ancien siège social est supprimé, alors les émoluments coûtent 202,73€, sinon ils sont de 236,19€.

Tout comme vous, votre société peut être amenée à déménager au fil du temps. Il faut alors faire la distinction entre un simple déménagement des locaux et un transfert de siège social.

En conclusion,

La modification du siège social d’une société est une procédure parfois pénible mais très importante pour la vie de celle-ci. Choisir la bonne adresse est essentiel afin de bénéficier les dispositifs particuliers permettant de contribuer au développement de vos activités, ainsi que d’autres avantages éventuellement attribués par les pouvoirs publics ou bien les acteurs de votre région. Nous espérons que cet article vous a guidé à poursuivre les étapes pour changer de siège social et que cela fait partie des modifications statutaires. Pour tout autre informations liées aux procédures administratives de votre entreprise, n’hésitez pas à vous référez aux autres articles de ce site.